Démo avec Tony : 2h/semaine économisées, Envoie des factures PDF + suivi client + compta automatisés #581

[00:00:24] C'est le lot de toutes les professions libérales et de tous ceux qui visitent beaucoup de clients à la semaine. Eh bien, il faut passer un peu de temps pour générer et envoyer les factures aux patients, aux clients. Et souvent, ça prend quand même du temps. Moi, je dirais qu'au minimum, si tu as 10 clients par semaine, ça va te prendre à peu près 10 minutes par facture et donc à peu près 1h30 par semaine. Si tu as plus de clients, bien sûr, le chiffre va varier. [00:01:00] Mais comment on peut se débarrasser de cette corvée d'envoyer les factures, d'ajouter l'email automatiquement du client à la base email et d'envoyer par exemple automatiquement le compte rendu ou un email pour qu'il laisse un témoignage sur notre compte Google My Business ou ailleurs. C'est exactement ce qu'on va voir aujourd'hui dans cette super automatisation que je te présente là et qui, justement, automatise complètement ce travail de création de factures, d'emails et compagnie. [00:01:45] Et ça, ça a été fait pour un entrepreneur que j'accompagne sur Marseille, qui est Tony, un ostéopathe tissulaire. Et Tony, l'informatique, lui, ce n'est pas son pote. Lui, il préfère être avec ses patients, rédiger des contenus pour ses vidéos, lire, se former, etc. Et donc, du coup, je lui ai mis en place une automatisation qui, à partir des rendez-vous de son agenda, génère automatiquement le suivi client nécessaire. Et là, le gain en heures, c'est au minimum, pour Tony, deux heures par semaine d'économiser. Donc maintenant, le fichier compta est automatiquement mis à jour. [00:02:19] C'est-à-dire qu'on sait en temps réel combien de rendez-vous on a fait ce mois-ci pour quel chiffre d'affaires. On sait automatiquement aussi la TVA à déclarer parce que du coup, comme on a le chiffre à jour, on sait exactement où est-ce qu'on en est sur la TVA. Troisième point, toutes les factures sont envoyées à l'heure, pour chacun des clients et la base email est automatiquement mise à jour et bien sûr, on se fend d'un email pour demander un témoignage au client sur Google My Business. Donc, je vais développer avec toi cette automatisation, comment elle fonctionne. À quoi elle sert en détail sur son mécanisme ? [00:02:55] Et si toi tu es solopreneur, si tu es une profession libérale, TPE, PME et que tu te demandes comment intégrer les automatisations intelligentes dans ton activité, sache que je t'ai préparé une étude de cas concrète, complète aussi justement pour pouvoir aborder cette question. [00:03:35] Notamment des démos et études de cas, les bonnes questions à se poser, qu'est-ce que sont et ne sont pas les automatisations intelligentes, les pièges à hésiter et comment s'y prendre pour intégrer ça dans ton activité, même si l'informatique c'est pas la tasse de thé, même si, l'IA, la programmation tout ce truc là, c'est une chose qui te semble vraiment très lointaine, et bien vraiment il y a un gain énorme pour toi à intégrer ça. J'estime qu'au minimum chaque entreprise peut économiser 10 heures par personne et par semaine grâce aux, automatisations intelligentes Et tu as le lien dans la description si tu m'écoutes sur Apple Podcasts, Deezer, Spotify, YouTube, etc. Si tu es là sur ma page de blog, tu as le lien sous la vidéo également. Alors, bienvenue à toi dans cette série qui parle des automatisations intelligentes. [00:04:14] Bienvenue dans le podcast Mon Business à 200%, édité par l'accélérateur incubateur Business Temple, dont je suis le fondateur depuis 2014, David. Et donc, je te souhaite la bienvenue, très cher requin bouddhiste. Donc tout démarre de l'agenda parce que le rôle d'une automatisation c'est de se griffer au plus possible sur quelque chose qui existe déjà dans l'entreprise autrement dit sur une habitude déjà ancrée et typiquement pour Tony donc qui est ostéopathe tissulaire indépendant à Marseille. [00:04:48] Le truc c'est que forcément tous ces patients à un moment ou un autre passent par l'agenda et donc il utilise la solution de Google Calendar, et donc il a des prises de rendez-vous automatisées par Calendly, et il a des rendez-vous qu'il reçoit par téléphone, qu'il va ajouter lui-même manuellement dans son agenda. Et donc, il m'a semblé très judicieux de pouvoir bosser directement à partir de l'agenda. Et donc, cette automatisation, elle passe en deux temps. Le premier temps, c'est de récupérer les événements dans le calendrier pour les ajouter à un Google Sheet, une sorte de Excel. [00:05:21] Et ensuite, dans un deuxième temps, on va analyser chacune des lignes qu'il y a dans le Google Sheet pour en extraire et faire les actions nécessaires. Et je sépare les deux pour une raison très simple c'est que ça donne comme ça un temps à Tony pour venir vérifier que tous les rendez-vous qui étaient présents dans l'agenda sont bien présents dans le tableau et que s'il y a eu une erreur de traitement ou si entre deux il y a eu un rendez-vous. À ajouter dans le fichier Excel, et bien on peut l'ajouter. Alors vous savez que j'ai des Google Sheets le fichier Excel, pour moi c'est la même chose, c'est un tableur ok, voilà, c'est un outil quoi. [00:05:54] Donc là, on prend l'événement de la semaine, on vient l'analyser, on vient regarder est-ce que c'était un soin d'ostéopathie ou est-ce que ce n'est pas du tout un soin et si oui, on extrait le nom du client, son email, son téléphone, combien il a payé la séance, combien Tony a facturé la séance, le moyen de paiement et ces données sont automatiquement envoyées dans le Google Sheet. [00:06:30] Alors bien sûr, pour des raisons de confidentialité et de secret professionnel, je ne te montrerai pas le contenu ici des événements mais le principe tu comprends le principe et la seconde automatisation ici va prendre le fichier donc du tableur pour en extraire les actions donc par défaut si un email de présent dans le rendez vous on ajoute le contact où on le met à jour dans « get response ». Deuxième chose, on envoie un email, ça je peux te le montrer, un email de demande de témoignage, Et donc là, tout simplement, j'ai un email. Alors, tout ça, c'est perfectible. On peut aller vraiment beaucoup plus loin encore. Là, on l'a mis en place. [00:06:55] Le truc, c'est qu'une automatisation, il faut qu'elle marche du premier coup. Et une fois que cette base-là fonctionne super bien, on va pouvoir ajouter des étapes, la perfectionner au fur et à mesure. Parce que là, typiquement, on peut créer des événements, on peut faire rédiger des emails beaucoup plus personnels encore, etc. Et donc là, on lui dit, ben voilà, je vais prendre de tes nouvelles. Comment ça se passe pour toi ? La douleur a-t-elle diminué ou disparu ? Si besoin, merci de me contacter pour en parler. [00:07:31] En attendant, je vous propose de publier un témoignage sur Google. Cela m'aide énormément pour rester indépendant face à Doctolib. Et là, on met le lien Google My Business pour déposer un témoignage. La petite signature et voilà, terminé. Et ça, c'est magique. L'email part tout seul. Une partie, comme ça, des gens vont spontanément pouvoir aller publier un témoignage, et d'autres vont simplement répondre « oui, ça va bien, machin, compagnie ». Donc ça permet de garder ce lien avec le patient et de nourrir une relation proche. [00:08:14] Et ensuite, deuxième chose, c'est la génération de la facture, parce qu'évidemment, un certain nombre de patients demandent les factures pour se faire rembourser par les mutuelles. Et là typiquement à partir d'un modèle de document on insère les valeurs nécessaires dans cette facture donc nom du client, le moyen de paiement, le prix total, etc. Et on l'envoie automatiquement par email BASTE et juste pour une histoire de sécurité je conserve une copie de la facture dans le cloud voilà. Deux heures de temps gagné, t'imagines ? [00:08:58] Il m'a fallu à peu près deux heures pour mettre en place cette automatisation. Donc là, le ratio gain-bénéfice est absolument énorme. Et bien sûr, on indique qu'on a bien envoyé la facture. On indique qu'on a fait le taf dans notre système pour envoyer deux fois la facture, par exemple. Donc, dans cette automatisation-là, tu peux constater une chose. C'est simple, c'est efficace, et ça supprime une tâche que tu fais déjà manuellement. Donc, pour le cas de Tony, c'était une corvée, et donc là, il se libère deux heures de charge mentale. [00:09:26] Il sait que tous les lundis matin, les factures sont envoyées pour la semaine passée. Voilà, tout simplement. Donc, c'est juste magique. si toi t'es intéressé par ce genre d'automatisation intelligente qui combine à la fois des outils tels que Dropbox, Google Sheet Gmail, etc. [00:09:58] Et l'IA c'est exactement ce qu'il te faut donc voilà, je t'invite à consulter mon étude de cas, le livre blanc, complète justement comment les solopreneurs profession libérale, TPE, PME peuvent économiser un minima 10 heures de travail par semaine par collaborateur. Je serais ravi de t'accueillir dans ce guide complet et si tu veux qu'on en discute aussi directement pour ton business, je serais ravi, tu peux programmer une session clarté sur business.peu.co et je répondrai à toutes tes questions et tu repartiras avec un point concret, voire même pourquoi pas, on aurait même déjà démarré à mettre en place une automatisation ensemble. Merci à toi, à très bientôt, bye bye.