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Organiser ses document : Principes et synchroniser ses documents (14 min)

Récap :

#1- principe de base en gestion de documents : centraliser

  • Sécuriser
  • Rationaliser
  • Accès rapide
  • Eviter les doublons et écrasements
  • Eviter pertes accidentelles
  • Efficacité (recherche, archive, partager)

C’est comme les casseroles : il ne te viendrait pas à l’idée de les ranger la chambre.

La clef = rigueur
Le levier = les bons logiciels

Autant nous centralisons, autant nous créons des BLOCS pour organiser :
Compta, Facturation, Clients, Branding….

#2- Synchroniser & sauvegarder automatiquement

  • Apple Time Machine
  • Apple iCloud
  • Dropbox (favori)
  • Google Drive
  • OneDrive
  • iCloud

Mes docs sont automatiquement envoyés dans le cloud et accessible

Exception : le cas des dossiers supers lourds (vidéos 4K, fichiers illustrator…)
Je me crée un dossier non synchronisé (en dehors de dropbox) dans lequel je dépose ces documents lourds.
Ex: Studio, Infographie

Note sécurité :
La meilleur sécurité est d’avoir une copie identique de son ordi dans le cloud ou chez soi.
Les disques dur NAS sont de bonnes options.
Ex : Dlink NAS ShareCenter avec disques durs SSD 2Go

Défaut de synchronisation avec Dropbox : souvent sur windows, pour x raison, le logiciel Dropbox n’est pas actif. Il suffit de lancer l’app ou de redémarrer l’ordi.

Astuce partage de doc :
Pas besoin d’envoyer le document par email…. (has been, long, sujet à erreur).
Clic droit sur le document > Obtenir le lien de partage puis donner ce lien au destinataire (email, whatsapp, skype…)