Automatisation : des messages vocaux pour piloter son entreprise #583

[00:00:28] Qui n'a pas déjà rêvé d'avoir un super assistant qui, à partir de simples notes enregistrées sur le téléphone. Crée tes comptes rendus, prépare des brouillons d'email, enregistre des notes dans Obsidian ou Notion, ou directement crée les rendez-vous dans l'agenda où ils dite la comptabilité à partir des instructions données dans le vocal. Eh bien, c'est chose possible maintenant avec cette super automatisation que je vais te présenter dans cette vidéo. [00:00:58] Et c'est juste bluffant parce que si tu n'aimes pas écrire à l'ordinateur ou si tu fais beaucoup de phrases de faute de frappe ou si tu as une mettre lent à la saisie ou si tout simplement tu n'as pas le temps de saisir des comptes rendus de tes clients ou des interventions que tu fais aussi encore si l'audio le vocal est ton canal favori pour communiquer et échanger et ben alors vraiment cette automatisation intelligente elle est faite pour toi donc dans cette vidéo je vais détailler comment elle fonctionne, quels sont ses bénéfices, [00:01:28] quelle est la petite contrainte qu'elle implique. Et puis, on va détailler ensemble, bien sûr, tout le process d'exécution que je te montre à l'instant à l'écran. Et c'est juste bluffant, en fait. Mais vraiment, c'est un truc magnifique des automatisations intelligentes, parce que les automatisations, ça ne date pas d'hier, en vérité, ça fait déjà une dizaine d'années que l'outil existe sur le marché, et c'est Zapier typiquement qui a initié le phénomène, avec aussi IFTT. [00:02:05] Mais sauf que là, ce qui change vraiment la donne, c'est ChatGPT au milieu et l'intelligence artificielle de manière générale qui va pouvoir maintenant. Interpréter, analyser les données qu'on lui donne et donc nous, informaticiens, on peut orienter les actions en fonction du contenu analysé, alors qu'avant on était vraiment régi par des données figées, très strictes qu'on ne pouvait pas, vraiment, on ne pouvait pas être flexible Donc l'IA nous amène la flexibilité nécessaire dans ces automatisations et c'est bluffant, vraiment bluffant. Bienvenue à toi dans cette websérie sur les démonstrations d'automatisations intelligentes. [00:02:37] Bienvenue dans le podcast Mon Business à 200% édité par Bizinstample. Je suis moi-même le fondateur David Levesque depuis 2014. [00:03:05] Et vraiment c'est excitant je suis très très agité là de pouvoir te compter toutes ces autorisations j'ai planifié beaucoup d'épisodes autour de l'IA des automatisations de comment on peut intégrer ça dans une dans une entreprise où tu es tout seul à bosser les tpe les pme c'est ce que je fais déjà au quotidien je fais pour entrepreneurs et je me suis dit c'est l'heure de partager ça à mes requins bouddhistes notamment à travers cette étude de cas complète que tu peux télécharger en ligne qui est voilà comment les solopreneurs profession libérale tpe et pme peuvent économiser au minimum 10 heures de travail par semaine et par collaborateurs dans cette étude de cas j'évois comment tu peux économiser jusqu'à 920 heures de travail par an sur une base de semaines de 38 heures donc étude [00:03:43] de cas et démonstration les bonnes questions à se poser, ce que sont et ne sont pas les automatisations intelligentes, les pièges à éviter. Et bien sûr, comment t'y prendre pour les intégrer le plus facilement possible dans ton business, même si tu n'es pas quelqu'un de très technologique, très informatisé, etc. Même si pour toi, Frantique, c'est quelque chose de très distant. T'inquiète, on peut vraiment faire quelque chose pour toi. Et ce guide est disponible gratuitement en téléchargement. C'est un cours, en fait. Qu'est-ce que je veux dire ? Et le lien est accessible dans la description de cet épisode. Voilà. [00:04:20] Cette automatisation, en bref, elle transforme une note audio qui a enregistré son téléphone en quelque chose qui est pertinent pour toi. Et typiquement, comme je le disais tout à l'heure, simplement prendre une note, c'est-à-dire que tu as une idée, quelque chose qui te semble pertinent pour ton business, tu enregistres ton idée sur ce fichier audio et derrière, c'est automatiquement inscrit dans ton outil de prise de notes. [00:04:48] Moi, j'utilise beaucoup Obsidian, mais ça marche pour n'importe quel outil de prise de notes, tant qu'il est connecté à Internet, et typiquement, beaucoup vont utiliser Notion. Les bénéfices, c'est très simple, c'est-à-dire que là, le temps de travail, c'est juste le temps d'exécution, le temps nécessaire pour enregistrer cet audio-là, après, le process fait le reste. Les bénéfices, c'est aussi qu'on a une saisie sans faute d'orthographe ni de grammaire, puisque l'intelligence va pouvoir le corriger. [00:05:23] On a un petit bémol là-dessus c'est que parfois l'outil de transcription que j'utilise Whisper se pomme un peu dans la transcription et j'ai encore quelques petits taux d'erreur mais ça reste très très faible et bien sûr c'est étroitement lié à la qualité de l'audio c'est à dire s'il y a beaucoup de bruit ambiant ou pas et aussi, La qualité de ton articulation, ça clairement, c'est un facteur déterminant. Et l'intérêt, c'est qu'on peut enregistrer des audios n'importe où, n'importe quand, à n'importe quelle heure. [00:05:55] Et ça, c'est fantastique parce que souvent, on peut avoir besoin de faire un compte rendu pour un client, mais évidemment, tu n'as pas le temps de le faire, tu n'as pas le temps de te poser devant l'ordi, etc. Et je pense typiquement à l'entrepreneur que j'accompagne, Tony, qui est ostéopathe tissulaire sur Marseille, et typiquement, il enchaîne les soins à domicile. Et puis, entre les sessions, comme il est à domicile, il fait du trajet de voiture et facilement, mécaniquement, il a beaucoup moins de temps pour aller se mettre devant l'ordi et faire une saisie. [00:06:25] D'autant plus, il a horreur de faire la saisie. Il se dit lui-même long à écrire à l'ordinateur. Donc là, l'audio, c'est parfait. Et en plus, Tony est quelqu'un qui est très à l'aise avec l'audio. Il enregistre très bien sa voix, d'ailleurs souvent il dicte beaucoup plus souvent à l'ordi qu'il ne tape donc tu vois, on a ce genre d'usage qui est là et notre intérêt c'est que grâce à l'IA et au process que je vais détailler dans quelques minutes tu peux justement. [00:06:55] Trier automatiquement les fichiers audio et les classer en fonction de tes demandes alors ce que je te propose, c'est d'aller chercher démontrer, expliquer comment fonctionne ce process audio donc là on est sur Make, parce que je travaille les automatisations, avec Make, et tout démarre donc d'un fichier audio qui arrive dans Dropbox, ici. Alors, je ne vais pas tout te détailler en détail de cette automatisation, parce que tu es entrepreneur, ton taf à toi, c'est d'implémenter ce qui est pragmatique et ce qui fonctionne dans ton business. Ce n'est pas de devenir infanticien et de comprendre tout ce qui se passe dans l'informatique. [00:07:32] Si tu as des questions, pose-les-moi en commentaire, j'y répondrai volontiers. Tout démarre d'un audio que j'enregistre sur iPhone avec l'application RecUp pour qu'elle arrive automatiquement dans Dropbox. Et de là, je prends le fichier et je fais la transcription. Je donne des instructions spécifiques pour transcrire. Et après, je vais analyser l'audio. L'audio, on va dire qu'il a une typologie, c'est-à-dire à quoi il va servir. Est-ce qu'il doit servir à créer un rendez-vous dans l'agenda ? [00:08:08] Est-ce qu'il doit servir à faire un compte-rendu ? Est-ce que c'est une note ? Est-ce que c'est une idée ? Est-ce que c'est une idée de podcast ? Est-ce que c'est un mémo, etc. Donc toi, là, j'ai un prompt qui va venir analyser l'audio et qui va me sortir des informations spécifiques, Et notamment aussi suggérer un titre pour cette note audio. Et quand j'ai ça, du coup, le système continue et va venir, en fonction de ce que c'est, demander de faire l'action. [00:08:43] Et typiquement, la plus jolie, je trouve, c'est cette ligne-là, qui consiste à prendre l'audio et à le transformer en un email pour Gmail. Et donc là, typiquement, à quoi ça ressemble ? Je vais te faire une démonstration. Je vais sur mon téléphone avec mon application audio lancée. Nous sommes le 21 janvier 2025. Donc, je vais commencer mon audio avec la date, le type d'audio que je suis en train d'enregistrer et ensuite le dérouler. 21 janvier 2025, rédiger un email à destination de Pierre-Jacques. [00:09:21] « Bonjour Jacques, merci pour les informations que tu m'as communiquées pour le salon de l'ostéopathe et du soin paramédical à Marseille pour mai 2025. Je suis intéressé pour participer, par contre je n'ai pas eu des informations tarifaires ni les modalités pour participer à cet événement. Est-ce que tu peux, par retour email s'il te plaît, me donner les documentations nécessaires et utiles pour que je puisse prendre ma décision finale ? Merci à toi Jacques, à très bientôt, bye ! [00:10:04] À partir de là, quelques minutes plus tard, l'email va être enregistré dans Gmail et en mode brouillon, l'email ne va pas être envoyé directement. Et là, tu pourras relire, éventuellement, corriger quelque chose qui aurait pu être mal traduit, mal écrit et terminé. Alors, on peut aussi décider que le mail est directement envoyé, bien entendu. Ça après c'est au cas par cas, on en fait comme on a envie. Tu vois par exemple. Dans ce process, on a, qu'est-ce que je peux te montrer ? Idées vidéo. Donc c'est-à-dire que, pareil, on fait un audio. 21 janvier 2025, idées vidéo. [00:10:40] Là, je sors d'un patient qui avait mal à l'épaule, qui faisait ci et ça, et je lui donnais tel conseil, tel conseil, on a fait telle chose, et maintenant, sa douleur à l'épaule a totalement disparu, et il peut de nouveau porter des charges, écrire des heures et tenir un stylo, un objet fin, sans avoir mal à l'épaule, etc. L'audio est enregistré, il arrive dans le système, on a repéré que c'était une idée vidéo, et bien sûr, je pourrais juste enregistrer la transcription dans une note pour Obsidian, mais non, on fait mieux que ça. C'est-à-dire qu'on prend la transcription et je prépare le sujet de la vidéo. [00:11:18] C'est-à-dire que je vais pouvoir aider Tony dans la structuration de son sujet. Par exemple, je vais lui dire « Mon site web, c'est ça, mon podcast, c'est à tel endroit, regarde des sujets vidéo, etc. Propose-moi quatre titres accrocheurs selon telle structure. Propose-moi une introduction, des cliffhangers, des hooks, pour donner une envie irrésistible à mon auditeur d'écouter le podcast. [00:11:54] Propose-moi les mots-clés SEO pertinents pour le sujet évoqué propose-moi un script vidéo pour une vidéo de 10 minutes bref, et ça à partir de la transcription et donc du coup mon travail va être ainsi pré-mâché, Pour le sujet vidéo. Et c'est là toute la force du système. Parce qu'imagine tout ce que tu peux faire à partir du note audio. Littéralement, je peux dire ajouter un élément à la compta. Ajoute les 250 euros que je viens de dépenser pour le boucher à la comptabilité de la chambre au tableau d'hôtes. Ajoute un rendez-vous par exemple 21 janvier 2025. Ajoute un rendez-vous. [00:12:33] Programme un rendez-vous avec Martine le 25 février à 15h. Voilà. Et puis le système va créer un rendez-vous le 25 janvier. Voilà. Tout simplement, ça peut sembler comme ça, peut-être abusé. Oui, t'as le temps d'aller sur l'agenda de la compagnie. Mais par exemple, t'es en train de conduire, tu viens d'avoir un appel avec quelqu'un. 21 janvier 2025, compte rendu d'un échange avec le client XYZ. Le client XYZ me demandait machin. Il a passé un coup de fil. J'ai discuté 15 minutes avec lui. [00:13:06] Et du coup, il me demande je vais proposer tel conseil, tel conseil, tel conseil, peut-être d'aborder la solution comme ça, comme ça, comme ça, comme ça. Et là, t'es en voiture, t'es en train de conduire, t'enregistrer un audio. En plus, c'est une voiture moderne. Maintenant, on peut enclencher des applications depuis le volant. T'imagines le potentiel du truc, quoi. C'est juste énorme. [00:13:23] Voilà pour cette automatisation, comment transformer des notes audio en notes concrètes, effectives et utiles dans ton entreprise je te rappelle que tu peux accéder à l'étude de cas, démonstration complète des signes au solopreneur, profession libérale TPE et PME, comment tu peux économiser au minimum 10 heures par semaine par collaborateur, et on se retrouve dans cet endroit là et bien sûr dans des prochains épisodes autour de des automatisations intelligentes et de l'IA. Merci à toi, bye bye.