Automatisations : 6 erreurs qui t’empêchent de gagner 10h/semaine avec Make, n8n, Zapier #584

[00:00:29] Les six pièges des automatisations à éviter, et je vais te proposer également les solutions pour les contourner, ces pièges. Les automatisations, avec ou sans IA, c'est extraordinaire. On peut avoir des gains de temps extraordinaires, on peut vraiment commiser beaucoup d'argent, se libérer de beaucoup de charges mentales et de corvées, vraiment, c'est réel, c'est concret, c'est pragmatique. Et en même temps, ça peut être aussi un gouffre en temps et en ressources financières si nous ne cadrons pas le travail autour des automatisations. [00:01:06] Et dans cet épisode, justement, je vais cadrer ces six erreurs principales dans lesquelles je suis moi-même personnellement tombé et à chaque fois des points de départ de raisonnement pour limiter les problèmes, voire même carrément endiguer le piège. Donc le premier piège, c'est tout simplement le piège du perfectionnisme, celui de vouloir faire des automatisations parfaites, complètes, qui gèrent 100% des cas de figure, etc. [00:01:45] Sauf que le problème, c'est que ce genre de solution va entraîner beaucoup de recherches et de développement. Le process a peu de chances de réussir à être 100% autonome, sans maintenance. [00:02:21] Et puis tout simplement des fois on a des bugs d'applications qui sont compliqués à comprendre voire parfois même jamais débugables et donc on empile les risques d'erreur, les interactions, non souhaitées et au final on passe des heures et des heures à construire une automatisation sans qu'elle ne fonctionne vraiment donc c'est à dire que en gros on a le processus théorique dans la tête, comment nous, on le fait, etc., et puis à réussir à l'automatiser. C'est la même comparaison quand tu cherches à faire un plat d'excellence, quand tu cuisines. C'est-à-dire qu'il y a à faire des pâtes, et puis il y a à faire des pâtes comme un grand chef. Et bien, entre les deux, il y a un grand monde, et sauf que pour arriver à faire des pâtes comme un grand chef, je dis n'importe quoi, mais peut-être qu'il faut 20 ans d'expérience. Et bien, l'automatisation, c'est pareil. Mieux vaut commencer quelque chose de très, très simple et très ciblé, et au fur et à mesure que ça fonctionne, ajouter des couches plutôt que de partir directement sur un gros process. [00:02:57] Illustration tout de suite, là ici tu as un processus, je vais bouger ma caméra. Qui traite les fichiers audio, les notes que je prends sur mon téléphone et qui les transforme et les implémente directement dans mon outil de prise de notes. En l'occurrence, moi c'est Obsidian. Et donc, au début, ce process n'était pas aussi complexe que tu le vois ici. Il ne correspondait que, aux premières étapes, là, tu vois, entre ce premier logo ici et celui-là. Et ça, ça fonctionnait déjà très bien. [00:03:31] Et après, ensuite, m'est venue l'idée de dire, tiens, maintenant que ça, ça fonctionne, on va complexifier, on va classer la note audio au bon endroit dans mon outil de prise de notes. Voilà. Et c'est comme ça que j'ai étoffé, dans une seconde étape. Ce processus d'automatisation. Donc, premier conseil pour éviter de tomber dans ce piège du perfectionnisme, c'est un, commencer petit. Commencer par une petite automatisation et ensuite venir la compléter quand celle-ci a fait ses preuves. Deuxième chose, c'est donc d'itérer progressivement. [00:04:00] C'est-à-dire qu'on fait une étape, on valide, on en fait une deuxième, etc. Ce qui est formidable dans les automatisations, c'est que même si l'automatisation n'est pas complète, elle ne automatise pas complètement le processus qu'elle est supposé remplacer, ne serait-ce que la partie qu'elle fait, déjà elle remplace du temps, peut-être des ressources financières, etc. Donc déjà même si elle est petite, elle propose déjà un gain. [00:04:31] Et c'est sur ce gain-là qu'il me semble important de se focaliser plutôt que sur le gain qu'on n'en a pas pu avoir parce qu'on n'arrive pas à développer le reste de la solution, etc. Et comme pour tout dans le business, quand on met quelque chose en place, que ce soit le logiciel, une solution, l'informatique, des décisions et tout, c'est les notions de Pareto, 80-20, tout simplement. C'est-à-dire qu'on va identifier les automatisations qui vont apporter immédiatement de la valeur, c'est ce qu'on appelle les quick wins, celles qui vont générer le plus de valeur avec un minimum d'effort. [00:05:03] Donc typiquement, si dès le début, j'avais commencé à vouloir classer mes notes comme je te l'ai montré sur mon système, il y a de fortes chances que je n'ai pas eu. Comment dirais-je ça en français, que je n'aurais pas atteint la maturité de classement, de compréhension des notes, etc. C'est parce que je l'ai fait pendant un certain temps avec un modèle réduit qu'ensuite j'ai pu comprendre avec moi, qu'est-ce que je faisais physiquement pour classer la note qui venait d'être transcrite. [00:05:32] Et donc du coup, comme j'avais fait ce geste plusieurs fois, je pouvais le programmer. Alors après, tu vois, quelque chose qui est important à comprendre, c'est que moi, je suis, entre autres choses. Développeur logiciel. Je développe depuis que j'ai 14 ans. Donc clairement, j'ai le process de réflexion pour développer un logiciel. Et finalement, le no-code, parce que ces outils d'automotisation ne sont ni plus ni moins que des outils de no-code, c'est une programmation quelque part. D'accord ? [00:06:04] Donc j'ai cette logique d'abstraction et de littération, de réflexion par étage, etc. La plupart des gens ne savent pas programmer. Donc, c'est pour ça que c'est super important de commencer simple. Et enfin, il est recommandé, comme toujours, papier, crayon, un schéma. Ou éventuellement un Trello, ou une note sur Notion, ou une note sur Obsidian, peu importe. Mais prendre le temps de noter sur papier, de faire un schéma tout bête. Même si ça semble complètement crétin de faire trois ronds sur un papier, 1, 2, 3, quelles sont les données nécessaires pour chaque étape ? [00:06:45] Comment on doit les traiter, qu'est-ce que je dois avoir en sortie, etc. Deuxième piège classique, croire que l'automatisation doit tout couvrir. C'est un problème aussi, pareil, général, où on pense que le processus peut vraiment couvrir de A à Z le processus qu'il cherche à remplacer. Et c'est une erreur parce que la plupart du temps, ça va impliquer beaucoup d'outils, beaucoup de gestion de données, beaucoup de contrôle des « s'il ne sait pas ça, alors faire ceci », mais « s'il n'y a pas ça, il faut aller là ». [00:07:22] Donc ça fait une imbrication assez complexe et aujourd'hui, très clairement, les outils de no-code, des processus comme Make, que j'utilise pour ce process, par exemple, tu vois, eh bien, ne sait pas faire les « if, then, else ». En français, le « s'il y a ça, alors fais ceci, sinon fais cela ». Donc, ça veut dire que parfois, il faut découper les processus en plusieurs processus et trouver comment on va les ordonnance et comment on sécurise les données de l'un pour l'autre, etc. [00:08:02] Mais ça, c'est encore une fois la programmation et c'est pour ça qu'une automatisation trop ambitieuse devient vite ingérable, compliquée à maintenir parce que comme dans n'importe quel logiciel il y a des bugs, par exemple, tu vois, regarde. Dans cette automatisation-là, Je fais appel à des dossiers Dropbox. Il est très clair que si je renomme ce dossier Dropbox à partir duquel démarre cette automatisation, l'automatisation ne peut plus fonctionner puisque j'ai supprimé le dossier où je l'ai déplacé. Donc, c'est une maintenance, tu vois. Donc, ça, ça va impliquer un raisonnement, une manière d'organiser ces documents pour être sûr de ne pas les déplacer au mauvais moment, etc. [00:08:34] Et en plus, c'est que plus les process sont complexes, plus c'est compliqué à diagnostiquer et trouver la cause, etc. Donc, la solution, segmenter les processus en petits morceaux. Et là, typiquement, le processus que je t'ai montré à l'instant, je pourrais le découper en deux, c'est-à-dire faire la transcription, déposer le fichier dans le Dropbox, puis après faire démarrer un autre processus pour classer la note. Je pourrais tout à fait le faire comme ça. [00:09:11] Après là, on est sur un processus qui reste encore assez simple, ou des processus comme celui-là aussi qui sont un peu plus longs, mais qui restent assez linéaires dans leur fonctionnement. Quand on a un long processus à automatiser, tel que par exemple. T'aider à la publication de ton épisode de podcast. C'est-à-dire, tu viens de produire ta vidéo, ton écrit, compagnie, comment on fait pour publier ton blog, les réseaux, YouTube, etc. Ça, c'est des gros processus, c'est complexe. Ça ne parlait pas comme ça, mais et pour se rendre compte que le processus est complexe, il suffit juste de regarder le temps que ça nous prend. [00:09:38] Si ça met une demi-heure, c'est-à-dire quand même il y a un paquet d'actions à accomplir pendant cette demi-heure-là. Donc, même si ce sont des petites actions très simples, en prise d'isolément, sauf que pour que tout ça soit harmonieux. On est en train de faire un business, là. On n'est pas en train de s'amuser dans notre cuisine. Encore une fois, je prends un métaphore du restaurateur. Il y a une chose, quand le chef s'amuse à tester un plat dans sa propre cuisine avec sa famille, s'il le rate, c'est pas grave. [00:10:03] Par contre, si lors du service, il y a 200 personnes à table, il rate son plat, là, c'est un problème. Donc, là, c'est pareil pour nous. C'est-à-dire qu'il y a le bac à salle dans lequel on va jouer, il y a les gros processus qu'on va automatiser, et pour limiter le problème, on va les fragmenter en petits morceaux. On va prioriser dans ces petits morceaux ceux qui sont les plus simples à faire, et on va commencer par là. [00:10:40] Ce qui fait que des fois, on automatise un gros processus par des petits morceaux, mais par clairsemés sur l'ensemble du processus. Et c'est complètement OK. Parce que du coup, c'est ça, et par essais, erreurs, compagnie, on va réussir à développer le ou les processus nécessaires. Ensuite, je te dis segmenter, prioriser les tâches par lesquelles commencer et adopter une approche modulaire. C'est-à-dire qu'on va réfléchir à une forme de modélisation. On va se dire comment ce module-là, finalement, il va être complémentaire avec l'autre et comment aussi je peux l'utiliser dans d'autres espaces de mon business ? [00:11:13] Alors ça, c'est une objection qu'on peut faire quand on commence à être expérimenté dans les automatisations. Et bien sûr, l'idée, c'est de pouvoir reproduire des tâches, etc., utiliser des parties de ce processus-là, dans d'autres processus de business qui ressemblent, en dupliquant souvent le processus. Et du coup, on gagne en réflexion, on gagne en stabilité, parce que le processus, il est utilisé dans plusieurs endroits de l'entreprise, ça veut dire qu'il est stable, qu'il est pertinent aussi, etc. [00:11:46] Et puis là, dans les outils, Make, Zapierre sont très bien pour faire des processus automatisés modulaires. Troisième piège classique des automatisations intelligentes, c'est de ne pas organiser son environnement informatique. Alors déjà, à la base, c'est rare de rencontrer des entrepreneurs avec des systèmes de fichiers de dossiers organisés, des emails organisés, etc. Pourquoi ? Tout simplement parce que ça prend du temps et que, dans l'immense majorité des cas, nous n'avons pas réfléchi à comment on organise les documents. [00:12:21] Et ça, c'est la clé. C'est impardonnable lorsqu'on met en place des automatisations. Si les systèmes de fichiers ne sont pas organisés, c'est compliqué d'ailleurs à maintenir. Parce que du coup, on ne sait pas à quoi correspond, pourquoi ce fichier-là, est-ce que c'est un fichier utile pour une automatisation, etc. Donc ça veut dire qu'on doit organiser les fichiers et les dossiers, les comptes, les mots de passe. Combien de fois je vois les entrepreneurs perdre du temps parce qu'ils ont perdu leur mot de passe. Et oh, on est en 2025, vous utilisez un gestionnaire de mot de passe. [00:12:47] Aujourd'hui, vous avez Dashlane, vous avez LastPass, je crois. Vous avez celui qui sont intégrés dans le navigateur Safari ou Chrome. Qu'importe, vous vous débrouillez comme vous voulez, mais vous mettez en place un gestionnaire de mot de passe. Ça coûte 30 balles, 40 balles à l'année. vous m'en mettez un, point, c'est tout à un moment donné il faut des outils et on bosse avec. [00:13:22] Pas de gestion de mot de passe ça veut dire que vous perdez énormément de temps à chercher vos mots de passe, Donc, qu'est-ce que je peux te dire de plus là-dessus ? Donc, un, on classe les fichiers, on centralise les accès. Qu'est-ce que j'ai noté ? Les workflows, on va les organiser avec une nomenclature de nommage, parce que les workflows, quand il y en a un ou deux, c'est facile. [00:13:58] Mais quand tu te retrouves avec moi, avec 10, 15, 20, 30, 50 workflows à gérer, et ça, c'est que pour Business Sample, après, il y a tous ceux des entrepreneurs accompagnés, j'ai intérêt à avoir une manière de les nommer pour savoir à quoi ils correspondent tout de suite et qu'est-ce qu'il a besoin à manger pour démarrer et qu'est-ce qu'il me produit en sortie quand il a fini son travail, et toi typiquement je vais te montrer concrètement à quoi ça ressemble là tu vois mon écran ici. Je vais essayer de te faire un zoom bon ça marche pas mais là tu peux le voir c'est la donnée qui est un nommage tu vois j'ai 0.2 je transmets ça c'est la famille de process auquel il appartient, Dropbox c'est le point de départ d'exécution du. Processus, Recup c'est l'application mobile qui crée le fichier, qui va l'enregistrer dans Dropbox, et ensuite qu'est-ce que ça fait ? [00:14:33] Et après je mets une date de création du processus et je mets sa version, parce que si je dois un jour faire une version numéro 2 ce processus là je vais le conserver je vais le dupliquer, et je vais faire la V2 comme ça j'ai toujours la trace de l'ancien, je peux regarder je peux documenter aussi les évolutions des choses comme ça. Voilà. Quatrième erreur classique, c'est de sous-estimer la maintenance nécessaire aux automatisations. [00:15:07] Comme je te disais tout à l'heure, les automatisations reposent sur différentes applications, du Dropbox, du OneDrive, du Google Sheet, du OpenAI, etc. Bon, il y a déjà, si tu changes un mot de passe dans une application, ça veut dire que les outils connectés dans tes automatisations doivent mettre à jour leur mot de passe. Donc déjà, il faut mettre à jour le mot de passe. Ou alors, tout simplement, tu as des autorisations qui viennent à expirer. Par exemple, tu vas avoir un accès à YouTube ou à Gmail, et tous les six mois, il faut le renouveler. Qu'est-ce qu'on a encore comme... [00:15:44] Si typiquement, si ton automatisation démarre depuis un dossier spécifique dans Dropbox, tu déplaces le dossier, on n'y a plus accès. Puis des fois, on change de... Comment on dit ça ? On rétrograde l'offre du service qu'on utilise, ou on l'upgrade, et du coup, la manière de travailler avec va changer également. Dans le cas, il y a plein de d'aspects qui font que ça va nécessiter des petites modifications à chaque fois sur les processus. Donc, on planifie un contrôle régulier de ces automatisations. Moi, typiquement, j'aime bien les vérifier une fois par semaine à une fois par mois. [00:16:20] Donc, il y en a que je dois vérifier régulièrement. C'est-à-dire que je vérifie les journaux d'exécution, je vais regarder si toutes les données en input ont bien été transformées, est-ce que le résultat attendu est bien correct, etc. Après, évidemment, quand un processus tourne poil au poil du poil, on peut relâcher un tout petit peu la surveillance. [00:16:53] Quand on est sur des processus très sensibles, comme celui de comment je scanne mes factures et tic-et-caisses automatiquement pour en faire la compta, bon là, c'est sensible, il y a un lot d'erreurs potentielles, donc je surveille d'un peu plus près ce processus. Euh... Bien sûr, l'idée, c'est de centraliser les automatisations, d'avoir un certain nombre d'outils restreints qui vont gérer les automatisations, tels que Make, Zapierre, ne pas diversifier tous les outils, un outil de notes qui documente aussi ces automatisations. Et déjà, si tu fais ça, si tu les documentes, qu'est-ce qu'elles font ? Quelles sont les exigences d'entrée ? Quels sont les résultats attendus ? [00:17:26] Quels sont finalement les réflexes à avoir autour de cette automatisation, bon, on fait un bon travail. Cinquième, multiplier les outils. Alors ça, c'est un problème, même pour moi, parce que quand on fait des automatisations, on est tout le temps en train de découvrir et d'apprendre des nouveaux outils. Donc, je ne suis pas Chrysus, je ne peux pas m'abonner à tous les outils. [00:17:56] C'est-à-dire qu'il est important d'être très astucieux pour comment on peut contourner des tâches réussir et à y aller etc je te fais cet exemple ici hop je te montre là c'est un processus justement qui analyse mes tickets de caisse pour les ajouter dans un tableau et typiquement j'avais un problème avec ce processus là c'était pour analyser les documents pdf et c'est celui là justement parce que à la base et documents pdf ne peuvent pas passer dans l'outil google cloud vision c'est un peu stupide, mais c'est comme ça. Et donc, du coup, je ne voulais pas me taper un outil à 30 balles par mois pour pouvoir lire le PDF. [00:18:43] Et donc, j'ai dû ruser pour utiliser des outils pour pouvoir analyser mon document PDF. Voilà. Et donc, j'ai réussi à le faire, mais ça, ça m'a coûté quand même quelques heures de réflexion. Voilà. Et donc, là, tu vois, c'est un outil de Google Drive qui permet de transformer un document PDF. En un format texte, Excel ou PowerPoint en fonction de ce que j'ai envie. Et c'est comme ça que je peux réussir à analyser mon fichier. Et donc, j'ai trouvé plein d'outils qui pouvaient convertir mon document PDF en texte. Mais à chaque fois, c'était des budgets. J'ai dit non, on va se débrouiller autrement. On va être astucieux dans la recherche. [00:19:11] Alors évidemment, si tu sais que tu as 1000 balles par mois à mettre dans tes automatisations, c'est super, c'est un super budget. [00:19:48] Donc effectivement là on peut se permettre de gagner un peu de temps de chercher des outils qui tournent mon quart de poil après je suis développeur d'applications donc c'est vrai que c'est mon métier c'est de rechercher comment on peut faire pour contourner des solutions payantes, jusqu'à temps de trouver un point et c'est ce qui va faire aussi l'ingéniosité de ces systèmes là c'est qu'ils sont très peu coûteux parce que justement il y a la recherche développement donc cette compétence et de connaissance des outils économiques donc voilà comment on évite de multiplier les outils en faisant de la recherche en allant discuter sur les centres de ressources, les communautés etc. En ligne et il y a aussi une notion d'ingénierie dans l'histoire c'est que. Imaginons que j'ai une idée, je voudrais passer du point A au point B, et pour passer du point A au point B, je pense qu'il faut absolument faire comme ça. Finalement, comment je peux me débrouiller pour ne pas avoir besoin de faire de A à B ? Comment je peux directement aller au point C, par exemple ? [00:20:17] Comment je peux vraiment contourner, squeezer, retourner la situation pour me débrouiller autrement ? J'ai eu la situation récemment chez l'entreprise accompagnée. [00:20:56] Il est sur Android et j'ai l'habitude d'utiliser une application pour enregistrer des fichiers audio, de la prise de notes et sur Android, les applications que j'utilisais avant qui les posaient directement le fichier d'Androbox n'existent plus, bon j'ai du contourner, ruser pour une application qui fasse le taf et qui me permette d'enregistrer un audio que ça aille sur Dropbox sans avoir acheté une application ou un abonnement parce que la plupart des abonnements des applications ne sont pas à la hauteur de la valeur ajoutée qu'à quelle délivre. Et puis, on a vite fait d'être à 200, 300, 400 balles d'abonnement mensuel quand même. Sixième erreur classique, ne pas impliquer les équipes. Alors, en plus, les automatisations intelligentes, ça fait peur parce que c'est la robotisation, c'est la suppression de l'emploi, c'est la mise au chômage des personnes d'entreprise, ce qui est réel. [00:21:29] Je veux dire à un moment donné il est important d'être comment dire pragmatique et honnête avec ce sujet là je veux dire, ma promesse c'est qu'on peut réduire 10 heures de travail par personne et par semaine et ça c'est que le point de départ ça d'accord, à terme je pense qu'on peut limiter à on peut aller jusqu'à 40-50% de suppression du temps de travail d'un employé, classique et même un avocat incomptable quoi je veux dire les comptables sont quand même assez à la pointe au niveau des automatisations comme ça ça fait longtemps qu'ils savent lire les factures automatiquement et tout et plus le [00:21:59] métier est cher plus ça va être là en fait donc, Ce que je dis toujours, l'intelligence artificielle, les automatisations, ce sont là pour amplifier une expertise. On ne peut pas encore aujourd'hui, peut-être que ça arrivera un jour, j'imagine, mais pour l'instant, ce n'est pas le cas, au moment où j'enregistre, on ne peut pas remplacer une expertise par l'IA, ce n'est pas vrai. On parle souvent du SEO. Moi, les résultats de ce que peuvent donner les différentes IA sur SEO, ce n'est pas du tout concluant, même pas du tout. [00:22:29] C'est beau, ça semble bien, mais quand tu creuses un peu, c'est à côté de la plaque. Ce n'est pas complètement à côté de la plaque, mais c'est quand même à côté de la plaque. Donc là, je pars du principe que par défaut, un ou une employée, un collaborateur, une collaboratrice, n'a pas envie de faire des tâches qui sont décorvées, répétitives, qui ne lui apportent pas de satisfaction ni de bonheur personnel. Donc ces tâches-là, automatisez-les. Automatisez-les. Faire la compta, saisir, gérer les rendez-vous, répondre pour la quinzaine fois au même email qui demande la même chose. [00:23:02] Ça n'a pas de valeur à ajouter. Mieux vaut que cette patiente se concentre sur là où elle peut créer de la valeur en fait donc. Donc d'où l'importance d'impliquer les équipes dès le départ de la pédagogie expliquer qu'est ce que tu fais pourquoi et que si on arrive à économiser 10 heures par semaine peut-être qu'il y aura un jour de congé de plus finalement par mois peut-être que ça permettra générer des économies et donc d'investir sur des conditions de travail sur du logiciel sur les des salaires, sur plein d'autres choses. [00:23:33] Que, finalement, ça peut être une opportunité pour elle de se former à l'IA et aux automatisations, et de devenir les personnes porteuses de ces initiatives dans l'entreprise. Et que, finalement, ces automatisations, c'est-à-dire que, Pendant les congés, il y aura peut-être moins d'astreintes. [00:24:04] Toutes les entreprises ne sont pas concernées par ça, mais même moi, quand je pars en vacances, j'ai toujours une astreinte de surveiller les sites web que j'ai en gestion, pour s'assurer que tout se passe bien, qu'il n'y a pas un serveur qui est tombé et que si un serveur est tombé, j'interromps mes vacances, et je passe un coup de fil aux équipes pour régler ça. Même si ça ne prend que cinq minutes, il faut le faire. Et les IA peuvent nous aider justement à développer, à réduire ces niveaux d'astreinte. Et ensuite, tout simplement, c'est que ces gens-là sont porteurs d'expertise de ces tâches qu'ils font depuis un certain nombre de temps et que c'est eux qui peuvent nous aider à automatiser puisqu'ils connaissent ces process, c'est eux qui les font. [00:24:40] Donc du coup, ils peuvent nous apporter du shitback, ils peuvent nous aider à calibrer les processus, etc. Et là, pour ça, on peut utiliser des outils communautaires comme Slack, des forums privés, Obsidian, Notion, pour aider les équipes à communiquer entre elles et à faire remonter de l'information, faire que ce soit cohérent pour tout le monde. Voilà ce que je voulais te partager dans les six erreurs classiques que les entreprises font quand il s'agit de venir automatiser avec des automatisations intelligentes. [00:25:12] Et je voulais te proposer justement de consulter un atelier intégral que j'ai mis en place qui montre comment des solopreneurs, des professions libérales, des TPE, des PME peuvent utiliser les automatisations intelligentes. Et en gros, j'explique comment on s'y prend, quelles sont les erreurs à éviter, les bonnes questions à se poser pour démarrer un projet d'automatisation. Et je t'explique vraiment de manière détaillée, exemple à la pluie, les bénéfices pour ton business. Et ça, tu as le lien dans la description en dessous de cette vidéo. Qu'est-ce que je veux t'ajouter et puis voilà je te retrouve de l'autre côté merci à toi et à bientôt pour un prochain épisode.