Digitalise ton entreprise sans être tech : le guide minimaliste pour maximiser ton efficacité #585

[00:00:31] Par quoi commencer pour informatiser ton entreprise ? [00:01:03] Tu sais que ton entreprise a besoin d'intégrer davantage l'outil informatique parce que tu as conscience que ça peut t'amener des facilités pour sa gestion, pour pouvoir anticiper des changements à venir, la transmettre par exemple, ou encore pour pouvoir automatiser des processus de comptabilité ou de gestion, pour pouvoir aussi être davantage connecté avec le monde de la vente en ligne, typiquement une boutique e-commerce qui soit plus en adéquation avec les stocks existants, les processus de fabrication, etc., ou simplement perdre moins de temps dans la gestion au quotidien de ton business. Donc, en gros, dans cet épisode, je vais te donner les fondamentaux, les questions de base, les outils de base que je te recommande pour numériser, pour digitaliser, informatiser ton entreprise. [00:01:36] Et tout de suite je vais te le dire, c'est pas une histoire d'âge, d'enseigneté d'entreprise, d'enseigneté du fondateur, de la fondatrice, ou d'où est-ce que tu es, même si tu es au fin fond de la campagne ou pas en fait ça, ça s'applique à n'importe quelle entreprise pour moi, ce que je vais te citer là comme outil, comme manière de penser en termes d'informatisation c'est le B.A.B.A. pour toutes les entreprises. Et les gains, évidemment, sont énormes, parce que derrière ça, ça va permettre de donner accès à l'automatisation de process, ça va donner accès à pouvoir intégrer des gens pour déléguer son travail, même s'ils ne sont pas physiquement entreprises. Mais l'exemple qu'on connaît tous, c'est la comptabilité. Tu n'as pas l'expert comptable qui dort et qui dîne chez toi. [00:02:08] On lui transmet des documents par e-mail ou par un dossier partagé. [00:02:42] Et bien en gros c'est un peu ça qu'on va développer dans différents secteurs de ton entreprise et bien sûr le fait d'informatiser va te donner accès au moins à deux choses à mon avis majeures, un c'est la vente en ligne parce que pour vendre en ligne il faut des stocks actuels, il nous faut gérer des emails, des réponses, suivre les clients, recevoir les commandes, ajuster les problématiques de commande etc, Mais typiquement, pour l'envoi de colis via La Poste ou d'autres plateformes, ça demande un minimum d'informatisation. Et le deuxième, c'est pouvoir intégrer tout ce qui va être intelligence artificielle et automatisation. Je vais créer à l'avenir une série dédiée à l'automatisation et à l'intelligence artificielle que tu pourras retrouver sur mon blog business-temploi.co. Mais voilà, si on veut pouvoir utiliser l'intelligence artificielle pour nous aider à traiter des tâches, comme par exemple le traitement automatique des tickets de caisse et des factures, il faut que l'entreprise soit un minimum organisée autour de l'informatique pour que ça puisse se faire. [00:03:14] Voilà le sujet posé. Merci à toi d'être là aujourd'hui, mon cher requin bouddhiste. Je suis David, ton animateur de ce podcast. Mon business à 200%, le fondateur de l'incubateur accélérateur Business Temple depuis 2014. J'accompagne avec passion et intensité l'entrepreneur justement à lancer, développer et ce qu'elle est leur entreprise. Et tu peux me retrouver sur www.bienstemple.co. Si tu m'écoutes depuis YouTube, les plateformes de podcast sont dans la description. Tu as tous les liens utiles pour avoir le résumé, les ressources téléchargées sur mon site. [00:03:56] Donc, bon, petit rappel quand même de base en termes d'informatisation, pour comprendre un peu de quoi on cause. 70% des recherches d'artisans se font via Google. 33% de clics vont sur le premier lien des restos de Google. 57% des mots-clés sont cherchés depuis un mobile. [00:04:25] Et l'idée, c'est que on a, tu sais, les notations, les notes, les avis des clients qui sont sur Internet et aujourd'hui, si une personne, une entreprise n'existe pas sur ces notes-là, on a tendance à moins faire confiance à l'entreprise. C'est idiot, mais c'est comme ça. Et typiquement, on va chercher sur Google des trucs comme épicerie bio, artisan, fenêtre, ramonnage, ce que tu veux, et ce n'était pas sur Google, c'est quand même plus compliqué de trouver ton business. C'est possible, mais c'est plus compliqué. Donc, le vrai enjeu de l'informatisation, elle est là, c'est la vente, c'est le fait qu'on va te chercher sur Internet. [00:04:55] Le deuxième enjeu, je le dévoile tout à l'heure, c'est déléguer, utiliser l'IA et l'automatisation. Et donc, comment on fait pour répondre à tout ça ? Un petit site web de base. Si tu n'es vraiment pas confortable avec l'idée de créer un site web, que ça te prend la tête, que tu n'aimes pas passer plus d'une heure de temps sur l'écran, que toi, ce que tu aimes, c'est dans ton atelier compagnie et le web compagnie, tu ne veux pas en entendre parler, etc. Moi, ce que je te propose, c'est juste de créer un site web minimaliste. Le B à bas de ce qu'il faut créer. Le B à bas. [00:05:24] C'est-à-dire un site web, à la rigueur, une seule page, qui tu es, une photo, un petit texte de présentation, adresse, téléphone, toutes les coordonnées utiles pour te joindre, adresse et un lien vers Google Maps pour qu'on puisse se trouver en deux. Voilà, ça c'est le B.A.B.A. Si tu fais ça déjà, si on tape artisan, machin truc, dans ta localité, on a une petite chance de sortir, une petite, mais elle existe. Sinon, quatre pages web, toujours dans la notion d'être minimaliste. [00:05:51] Donc une page offre, qu'est-ce que tu proposes, à quel prix éventuellement, ou pourquoi tu fais ça, etc. Qui tu es, donc là on détaille un peu ton parcours de vie, qu'est-ce que tu fais, pourquoi tu le fais, quelle est la philosophie derrière ça. Une page contact et éventuellement une page commande ou prise de rendez-vous. Typiquement, si tu es dans le massage, l'ostéopathie, le soin, quel qu'il soit, ces quatre pages nous suffit. [00:06:21] La page prise de rendez-vous pour que quelqu'un qui a envie d'un rendez-vous, qui a envie d'un enseignement, te contacte ou prenne le rendez-vous maintenant. Quelqu'un qui passe son site web, il est super important de le convertir en un prospect. [00:06:56] Ok dans cette dimension là je te propose d'utiliser un outil qui s'appelle wordpress wordpress c'est vraiment facile il ya beaucoup d'entreprises aujourd'hui qui maîtrise wordpress donc c'est facile de te faire faire un site web pour quelques milliers d'euros en les premiers budget se trouve à 500 800 euros mais quelqu'un qui qui tient la route qui va comprendre les mentions qui va faire quelque chose de vraiment sur mesure de personnaliser de qui va avoir du charme et qui va vraiment transmettre ce que tu fais au quotidien c'est quand même plutôt de 2 000, 1 500 balles à un site web, OK, à peu près. Puis derrière ça, si on fait une petite e-boutique, je suggère WooCommerce, typiquement qui marche très bien avec WordPress, sinon Shopify éventuellement. Dans cette notion de site web minimaliste, vraiment, tu vois, quatre pages de base, j'ajouterai une vidéo. [00:07:27] Une vidéo où tu présentes ton activité, ton atelier, ta ferme, l'endroit où tu fabriques ce que tu fais ou un témoignage client, on te suit lors d'une tournée, on te voit en action dans ton univers et tu causes, et tu racontes ta vie, tu racontes pourquoi tu fais ça, la philosophie, les principes, ce que tu défends, pourquoi tu as fait ce choix de venir à vivre là, où est-ce que tu vivais avant par exemple, avant, après. Tu vois, il y a plein d'approches narratives, mais en gros, une petite vidéo dans laquelle on va pouvoir te voir. [00:07:55] Ça, c'est un peu plus puissant encore, parce qu'on va se dire, ah tiens, regarde, cette femme, elle est agricultrice, elle a des chèvres dans ce village dans les Cévennes, et c'est super ce qu'elle fait, et ça donne envie d'aller la voir, d'acheter ses produits qu'elle vend à la ferme en direct, par exemple. Qu'est-ce que je peux ajouter au niveau de la vente ? Un truc au niveau de la vente très, très, très bête. Je vais t'en proposer deux-mêmes. Un, c'est un paiement carte bancaire en ligne. [00:08:25] Le gros problème des paiements carte bancaire, c'est que souvent, si tu vas voir la banque, en général, ça te coûte 300 balles par mois pour un service qui va être cher, pour le service rendu, c'est toujours 300 balles qui ne sont pas dans ta poche et souvent les commissions sont élevées. Et tu as des outils, à l'inverse, qui sont 100% en ligne, comme Stripe, qui propose un paiement en ligne. Vous avez maintenant Stancer, qui est une filiale de Free, qui proposent encore des commissions de paiement par carte bancaire encore plus basses que Stripe. [00:08:51] Donc, je te recommande Stencer. En plus, l'interface est bien pensée, c'est vraiment facile à utiliser. Mais le problème, c'est que créer un terminal de paiement en milieu, c'est-à-dire que tu es chez ton client et pouvoir prendre la carte bancaire sur un sabot, c'est encore un abonnement. Et la plupart du temps, c'est vite 20-30 balles par mois. Ah non, ça fait chier encore de mettre 20-30 balles. 200 balles de machin, plus en gros 300 balles encore d'abonnement annuel. [00:09:26] Non, ça va, ils ne méritent pas cette valeur-là, ça coûte super cher pour ça. Parce que, évidemment, quand on a une petite entreprise à 50, 100 000 euros de chiffre d'affaires, 500 balles par an, c'est encore 500 balles à sortir. Et donc, il existe une manière de faire ça de manière très économique. C'est une page de paiement en ligne. Et donc, mon site web.com slash cb, par exemple. Et là, l'intérêt, c'est que tu vas pouvoir faire une interface de paiement dans laquelle le visiteur va saisir son prix, mettre sa carte bancaire et payer. [00:10:02] Et ça, ça t'a coûté juste la commission de paiement par carte bancaire. Et c'est très pertinent parce que c'est vraiment pas compliqué à mettre en oeuvre ça a coûté un minimum de pognon en termes de maintenance et de frais carte de bancaire et c'est efficace et donc tu peux faire ça n'importe quel technicien peut te le faire, si tu veux quand tu le fasses Vincent Peul est tout à fait apte à le faire prends contact avec moi et on va regarder ça ensemble, et sinon tu as justement l'entreprise Stencer qui propose, qui propose. [00:10:32] Un terminal justement que tu peux embarquer chez toi contre des frais, mais il reste quand même beaucoup moins cher que leurs concurrents donc ça reste très intéressant mais déjà cette page de paiement en ligne quel que soit ton métier, tu viens de faire ton soin à domicile ton massage, livrer la prestation le meuble du bois, compagnie, tu sors ton téléphone tu ouvres la page web de paiement, tu mets le montant à payer tu donnes ton téléphone au client il met sa carte bancaire, compagnie, il fait son paiement il confirme son paiement, son application bancaire est terminé. [00:11:05] Et moi, je fais comme ça aujourd'hui pour l'intégralité de mes business et ça marche très bien et du coup, ça m'évite d'avoir un terminal à garder en charge, à payer en plus, etc. Donc, l'autre grande idée aussi pour aider ton marketing, c'est avoir une base email. La base email, c'est un truc tout bête, c'est que les gens viennent s'abonner à ta base email et puis quand tu as une offre, un produit, un événement, quelque chose à annoncer, et bien tu envoies un email. Pas besoin de faire des super emails, pelles couleurs, plein de trucs, des emails sapins de Noël qui viennent dans tous les sens, juste un email. [00:11:41] Bonjour, c'est Frédéric de ce machin, j'ai ça à vendre aujourd'hui, il y en a tant de quantités, si tu veux, tu prends. Et typiquement, c'est comme ça que mon père fait depuis maintenant une cinquantaine d'années. Au début, il a commencé par les catalogues. Aujourd'hui, il envoie ses petites propositions de produits artisanaux par e-mail. Mon papa a fait de la châtaigne, entre autres, fermedevalbonne.com. Et puis, par moments, il y a des choses à proposer. Par exemple, les châtaignes, quand c'est l'époque, elles sont fraîches. [00:12:13] Là, il va envoyer un email pour dire qu'ils sont arrivés, il y a une nouvelle confiture de l'année qui est arrivée, vous pouvez commander en ligne, machin, tout. Qu'est-ce que je voulais ajouter ? Donc, la base email, et en gros, c'est quoi ? [00:12:51] Tu as un site web sur lequel tu vas mettre un champ de contacts, la personne va mettre son prénom et son email, ou que l'email, moi j'aime bien le prénom plus email, parce que ça permet de personnaliser l'email derrière, qu'on va envoyer, et derrière, un petit outil qui enregistre tous ces emails tous ses inscrits et je vais suggérer get response le suggéré sending blue donc maintenant brevo, mailchimp et après plus sophistiqué active campagne active campagne un peu plus cher mais c'est un des meilleurs outils aujourd'hui d'emailing qui existe voilà paiement en ligne et abonnement de nos auteurs ça c'est deux trucs super sympa à faire et qui vraiment peuvent aider à optimiser ton business. Maintenant, dans les ressources pour informatiser ton business, là, on a parlé du côté vente, en gros. Maintenant, on va aller dans le côté structure de ton business. Tout bête, déjà, informatiser la gestion des fichiers. Donc, ça veut dire quoi ? [00:13:27] Souvent, les fichiers sont sur un ordi, en vrac, et si tu pommes l'ordi, tu perds tes fichiers. Si l'ordi, il crame, tu le casses, quoi que ce soit, on perd les fichiers. Et une boîte sur trois fait faillite quand elle perd ses données, juste pour donner la statistique importante. Donc l'idée c'est d'avoir à la fois une sauvegarde de ses données quelque part en ligne sur cloud et pourquoi pas un réplica de ses données entre les différentes machines de ton entreprise. [00:14:03] Imaginons que tu aies deux ou trois ordis et bien on peut avoir le réplica de ses données d'entreprise sur ces trois ordis en temps réel sans que ça te coûte plus cher en fait. Et pour ça, on va utiliser des outils comme Dropbox, OneDrive ou Google Drive. Mon nom favori, c'est Dropbox parce que ça reste l'outil qui marche le mieux et de très loin par rapport à ses confrères. Et donc, l'idée, c'est qu'on installe Dropbox. Il y a une offre de test à 2 gigas gratuite qui permet de faire ton idée sur la question si tu ne connais pas. Ça marche très bien. Moi, j'utilise depuis 2014. Ça m'a sauvé énormément de foie de pépins. [00:14:33] Typiquement, quand j'avais perdu des données et compagnie, c'était sur Dropbox et j'ai pu les retrouver. Le vol aussi, c'est le vol d'ordinateur qui est quand même fréquent. Donc, on installe Dropbox sur les différentes machines. Tu peux même aussi le mettre sur téléphone. [00:15:06] Et typiquement pour un exemple la mort sur mon téléphone j'ai dropbox et si je cherche un document qui sont en ordi ben je sais qu'il va être sur dropbox et donc je peux chercher même si je suis pas à ma maison pour parce que j'ai besoin de ce document là donc dropbox par contre c'est pas gratos dropbox j'ai pas le prix de parker en tête mais je crois 150 euros à peu près par an google drive c'est pareil à une offre gratuite pour démarrer mais en réalité de gratuit on est rapidement. En rupture d'espace, donc on a rapidement besoin de prendre l'offre payante. Et celle que j'aime le moins, c'est OneDrive, c'est Microsoft, ça plante régulièrement, il y a toujours un truc qui se passe avec les applications Microsoft, même sur Mac, il faut toujours que ça fasse chier quelque part. Donc, ce n'est pas ma recommandation de cœur, par contre, peut-être que ton contexte informatique fait que tu utilises OneDrive, pourquoi pas. [00:15:39] Ensuite, qu'est-ce que je voulais ajouter ? Qu'est-ce qu'on a comme élément ? Je crois qu'on a fait le tour. Qu'est-ce que j'oublie ? Logiciel de comptabilité connecté. Oui, ah oui, si. Les outils de comptabilité. Donc, si tu as un expert comptable, normalement, il te fournit un outil de comptabilité. OK ? Donc, tu l'installes et pareil, là, tu as tous les éléments que tu veux, tu mets dans ton outil, typiquement les PDF de ta banque et ils processent tout ça. [00:16:09] Si tu ne l'as pas, déjà, c'est de rassembler, c'est de rassembler dans un même dossier Dropbox, typiquement, encore un coup. Et comme ça, tu as juste à partager ce dossier Dropbox avec ton comptable. Et ce qui permet, plutôt que d'envoyer un email avec plein de fichiers dedans, ou de mettre ses documents sur une clé USB, puis aller physiquement voir le comptable, lui donner la clé USB, ça t'a fait perdre une heure à minima. Et bien là, tu mets tous ces documents dans le Dropbox, tu partages le dossier avec ta comptable, et au fur et à mesure que tu mets les éléments dans ce dossier-là, ta comptable reçoit les éléments directement de son côté. [00:16:42] Donc pareil, c'est un gain de temps juste énorme. Donc aujourd'hui, si t'as pas de dossier de compta connecté fourni par ton expert comptable, au moins tout centraliser dans un dossier. Et maintenant, ça, ce qui est formidable, c'est qu'on peut pré-traiter les étiquettes de caisse, les factures que tu mets dans ce dossier-là avec l'IA. Et donc, automatiquement, l'IA va reconnaître l'entreprise, la date, le montant total, le moyen de paiement, et inscrire ça dans un fichier Excel ou Google Sheet. [00:17:16] Et ça, je t'en parle dans une prochaine série de vidéos, justement on parle d'automatisation et d'intelligence artificielle mais ça je vois et toi le fait de d'affront d'une entreprise nous permet de s'ouvrir à ce genre d'automatisation titres negatif moi je traite tous mes tickets de caisse comme ça pour ma chambre en tableau d'autres ainsi à peu près 350 tickets par an et j'ai juste à les prendre en photo avec le téléphone ça arrive dans ces droits boxe pratiquement ça finit inscrit sur mon fichier comptable en fait et donc c'est magique, pour un taux d'erreur de 2% à peu près. Donc, c'est facile, quoi. [00:17:42] Prise de notes, super important de prendre des notes. On a tous besoin de prendre des notes, en général, pour faire sur le business, des réflexions, des stratégies, des colis en cours, des réclamations clients, ce qu'on veut. Et donc là, typiquement, je te propose un outil qui est gratos, qui marche très, très, très bien, qui s'appelle Obsidian. Obsidian, c'est un outil de prise de notes qui s'installe sur l'ordinateur. Pareil, qui est une petite offre payante si tu veux utiliser, mais ce n'est pas obligatoire, qui va permettre de sauvegarder tes données en ligne. [00:18:11] Je te recommande, toujours le même principe, de préserver ces données. Et surtout c'est que tu vas pouvoir synchroniser ces données avec un téléphone portable ou d'autres outils informatiques que tu as dans ton entreprise pour pouvoir continuer à prendre des notes, consulter des notes à peu près partout où tu es. Donc ça, tout dépend de ton niveau, de modernité, d'enthousiasme avec l'informatique, mais en tout cas, pouvoir gérer des notes avec Obsidian, c'est un gain de temps énorme, il n'y a pas de bordel qui va te faire chier à gauche, à droite, de trucs qui cliquent, tu ouvres, tu prends des notes, terminé. [00:18:48] Et puis, dans le même système, prise de notes avec des schémas, cette fois-ci, Niro, alors Miro n'est pas gratuit mais par contre il est parlé de faire des schémas à main levée, il y a Escalidro aussi un confrère par contre lui, gratuit, il y a plein d'outils de prise de note tu as Notion, tu vas voir OneNote quel que soit l'outil de prise de note que tu as choisi, c'est quand même très intéressant d'avoir ces notes en interne centralisées à un seul point et ma recommandation c'est Obsidian, voilà ce que je peux te proposer dans cette vidéo de Béaba pour informatiser ton entreprise si [00:19:14] tu es plus loin avec plaisir je suis là pour ça tu peux prendre contact avec moi je serais ravi discuter de voir comment des samples peut t'aider à informatiser digitaliser automatiser à ce nombre de process et puis t'aider à développer ton activité qu'est ce que tu me trouves sur bien ce temps paul bien sûr et puis écoute petit requin bouddhiste à bientôt pour un prochain épisode bye bye.