Stop à la saisie manuelle : 358 tickets de caisse en 30 minutes #582

[00:00:25] Tu sais ce que c'est ça ? Ça, c'est 358 tickets de caisse et de facture pour ma chambre table d'hôtes des Seven qui ont été saisies en l'espace de 30 minutes. Par quoi ? Par ça. Ça, c'est une automatisation intelligente qui permet, à partir des photos de tickets de caisse et de facture, d'automatiquement lier les infos et d'inscrire les données dans un tableur, ici, en l'occurrence, un Google Sheet. Mais ça pourrait être Microsoft Excel. [00:00:58] Et donc, je vais te parler là, à l'instant, de cette automatisation que j'ai mis en œuvre qui me permet de préparer ma comptabilité automatiquement. Voilà, parce que tu l'imagines bien, j'adore la comptabilité, j'adore passer des heures à saisir sur mon clavier doré des factures, etc. Non, je déconne, ça me fait chier comme tout le monde. Et en plus, le problème, c'est que ça n'a aucune valeur créative, etc. Donc, ça peut être sympa de voir les chiffres additionnés, mais en plus, tu vois des chiffres additionnés de dépenses. Toi, tu veux des chiffres qui rentrent ou du bénéfice à la rigueur, mais bref. [00:01:31] Donc voilà, je vais te présenter cette automatisation aujourd'hui qui est Game Changer. Pourquoi ? Parce que t'imagines 358 tickets saisis en l'espace de 30 minutes. 30 minutes, pas à bosser, à regarder l'ordi faire le taf, à sortir le fouet et dire « Allez, avance, toi ! » Voilà, de Dieu. Maintenant, c'est fini de passer tes soirées à saisir des tickets et compagnie. Donc, je vais être franc tout de suite, sur les 358 tickets, il y a un taux de succès à 96%. Ça veut dire qu'il y a 4% des tickets qui n'ont pas pu être analysés par le système. [00:02:07] Ils sont là parce que certains étaient écrits manuscrits, d'autres étaient à moitié délavés, d'autres avaient des ratures, etc. Donc, j'ai dû retravailler une quinzaine de tickets à la main. Voilà, mais sur 358, ça m'a pris 10 minutes de regarder pourquoi il n'était pas saisi. Paf, j'ai corrigé le chiffre et terminé. Basta ! Voilà, vive le champagne, bordel ! Donc... Voilà ce que peuvent faire les automatisations intelligentes pour toi. [00:02:37] Si tu es solopreneur, si tu es dans une profession libérale, artiste, artisan, qu'importe, TPE, PME, ça marche pour toute taille d'entreprise, tout secteur, etc. Même si tu penses que tu n'es pas du tout bon en franquantique ou que tu n'es pas assez franquantisé, l'automatisation intelligente peut venir t'aider. Alors évidemment, ça ne va pas t'aider à faire des tâches manuelles. Typiquement, l'automatisation ne peut pas venir cuisiner ton omelette ou venir faire la poussière chez toi. [00:03:14] Par contre, tout le reste, tout ce qui est infantilité sur l'écran, il y a de fortes chances qu'elle puisse venir, soit complètement venir automatiser le travail, soit personnellement t'assister dans la tâche et donc te proposer un gain de temps énorme. Donc, dans ce podcast, on va étudier ensemble cette automatisation, justement, sur un écran, comment elle fonctionne et quels outils elle va utiliser. On va voir ensemble aussi les bénéfices à travers mes mêmes propositions de démonstration, les bénéfices des automatisations intelligentes, etc. Bienvenue dans ce podcast, je suis David, le fondateur de l'accélérateur incubateur Business Temple, et ça c'est le podcast Mon Business à 200%. [00:03:55] Je crois que mon business à 100% n'a jamais porté aussi bien son nom depuis que je traite des automatisations intelligentes dans ce podcast, parce que c'est game changer l'histoire. J'estime qu'une entreprise peut gagner jusqu'au minimum 10 heures par semaine et par personne de temps de travail. C'est juste énorme. [00:04:28] Pour en parler, je t'ai préparé justement un livre blanc, une étude de cas concrète qui est comment des professions libérales, des solopreneurs TPE, PME peuvent économiser au moins 10 heures par personne par semaine de travail grâce aux automatisations intelligentes, les pièges à éviter, les bonnes questions à se poser, études de cas, démonstration, qu'est-ce que sont et ne sont pas les automatisations intelligentes, puis comment t'y prendre pour intégrer ça dans ton quotidien t'as le lien en description si tu m'écoutes depuis Youtube Deezer, Spotify, etc. Ou bien sûr sur la vidéo sur mon blog VincentPaul.co alors. [00:05:02] Maintenant que tout ça c'est dit, ça peut faire un peu peur les automatisations intelligentes, mais je te rassure, elles ne sont pas là pour nous remplacer, elles sont là pour venir faire des tâches qui nous sont laborieuses et venir renforcer des choses que tu sais déjà très bien faire aujourd'hui. Donc, je te propose d'aborder cette intelligence, cette automatisation intelligente. Pourquoi on dit automatisation d'ailleurs et intelligente ? Automatisation parce que c'est un processus qui est automatiquement déclenché et qui bosse tout seul. Et intelligente parce que, là comme tu peux le voir ici, on met au milieu de l'intelligence artificielle qui va venir traiter l'information. Et ce qui nous permet d'avoir vraiment de la flexibilité juste énorme. Donc le point de départ, c'est mon téléphone. [00:05:38] Et là, j'ai passé une demi-heure, peut-être une demi-heure, à prendre en photo l'ensemble des tickets de caisse. Une fois que j'ai vu ces photos-là, je les ai glissées, déposées dans un dossier Dropbox ici, tout simplement. Et de là, j'ai mis en place un traitement de chacune de ces images. Et l'image, soit c'est une image au format image, JPEG, PNG, etc., soit c'est un PDF. [00:06:16] Comme ça, je me suis dit, quand je reçois un PDF quelque part, je peux aussi le glisser dans ce dossier Dropbox Dropbox, et il sera automatiquement digéré et ajouté à ma compta. Et donc là, je fais appel à Google Cloud Vision pour analyser mon ticket de caisse. Ensuite de là, je peux te le montrer, j'ai un prompt qui va venir finir d'analyser mon ticket de caisse, ma facture, et qui va extraire et organiser les informations dont j'ai besoin pour mon automatisation. Donc typiquement, la date, et je la formule dans un certain format, le nom d'entreprise, le montant total, le moyen de paiement utilisé, le numéro de facture s'il est disponible et. [00:06:56] Je demande si l'analyse de ces champs-là est OK ou pas. Et s'il me manque des infos, mettre le statut échec. Comme ça, je sais qu'il y a un certain nombre de tickets qui vont être automatiquement aiguillés. Et c'est ça la puissance de cette automatisation. Donc si la lecture de tickets a été analysée. Oh merde, je ne te montre pas le truc. Pardon, on recommence. [00:07:28] Voilà, l'écran, le prompt ici qui analyse l'image, qui complète l'analyse qui a été faite par Google Cloud Vision, qui va indiquer donc si la facture a été analysée, si on a le montant total, etc. Alors, c'est un peu longuée, je ne sais pas pourquoi. Voilà, montant de paiement, numéro de facture, etc. Et si on a toutes les infos, on met échec ou sinon, ce sera OK. Et à partir de là, ici on a un routeur, un aiguillage, que si on a toutes les infos pertinentes, on ajoute une ligne dans un fichier, dans un tableur, et on déplace l'image dans un dossier qui s'appelle traité. [00:07:56] Et comme ça, chaque image qui a été bien analysée est posée dans un dossier traité. Si par contre, on n'a pas pu lire pour X raisons les infos de la facture sur le ticket, alors on déplace le fichier dans un dossier en erreur. Et comme ça, d'un seul coup d'œil, quand tu navigues dans ton dossier Dropbox, tu vois toutes tes images que tu as prises en photo, toutes tes factures, tes tickets de caisse que tu as prises en photo, qui sont authentiquement classés dans le dossier traité ou en erreur. Tu vas dans le dossier en erreur, et là, tu vois les tickets de caisse qui restent et que tu vas pouvoir saisir manuellement. [00:08:23] Voilà moi j'ai fait quand même beaucoup de fois le test etc et puis ça c'est ma vraie compta c'est ma vraie compta pour ma chambre tablette que j'ai ici donc j'ai pu voir vraiment concrètement les taux d'erreur ajuster le prompt etc au fur et à mesure et là maintenant j'obtiens vraiment un taux d'erreur de 4% ce qui est vraiment minime parce que sur 358 tickets ça fait 15 tickets que je saisir à la main et donc le bénéfice est énorme parce que si je vais saisir ça à la main 358 si je passe une minute ou même 30 secondes par ticket de caisse [00:09:01] ça fait donc soit 358 minutes soit environ. 200 minutes ce qui fait à peu près quand même deux heures 2h10 2h30 de saisie quoi donc ça vaut la peine d'y passer 30 minutes à prendre en photo les machins et d'ailleurs y passer 10 minutes pour saisir des 15 tickets en erreur donc le gain de temps il est juste phénoménal et voilà quoi bref c'est juste bluffant l'histoire. Et bien sûr je peux glisser des fichiers PDF dans ce dossier-là qui vont te analyser sur les mêmes conditions, même prompt etc. [00:09:35] C'est juste vraiment très très intéressant parce qu'imagine si tu payes aujourd'hui quelqu'un une secrétaire, un secrétaire pour faire cette saisie-là, la saisie va te mâcher tu divises son temps par deux. Et donc bien sûr d'ailleurs moins de salaire à sortir, moins de chasseurs salariales donc le bénéfice est autant impacté dans ton business et en plus, Alors, tu peux te dire « Ah oui, mais punaise, ça va voler du travail à des gens ». Oui, c'est vrai. Et en même temps, des tâches comme la compta, ça n'intéresse personne. [00:09:57] Le comptable, il ne s'est pas réveillé pour être comptable le matin et se dire « Je vais saisir des factures ». Le travail du comptable, c'est de faire l'analyse, c'est de proposer des réflexions, c'est de faire en sorte que l'obstination fiscale soit bonne, etc. Donc là, honnêtement, tu libères la charge mentale à ton employé, si tu avais un employé pour ça aujourd'hui. [00:10:25] Donc au lieu de se taper la tête à saisir des trucs, son temps va pouvoir être investi sur quelque chose de plus pertinent, j'ai une poussière dans l'oeil je suis désolé, donc voilà si tu es intéressé par en parler ensemble et de voir comment on peut mettre ça en oeuvre dans ton business viens me voir, c'est avec plaisir, programme-toi un rendez-vous sur mon site web tu as le lien en dessous les sessions Clarté qui sont là pour ça et tu repartiras avec un plan d'action concret pour comment intégrer les automatisations intelligentes, voire même peut-être qu'on aura commencé directement à en mettre une en œuvre. [00:10:52] Et je te recommande chaudement l'atelier, le guide que j'ai, préparé justement sur comment mettre en place les automatisations intelligentes dans ton business, que tu reçois preneur, TPE, PME, et comment ça va te faire gagner au minimum 10 heures de travail par employé, par personne qui travaille, par semaine. Tu as le lien dans la description. Merci à toi, à bientôt pour une prochaine démonstration des automatisations intelligentes, les concepts autour de l'IA et des automatisations. Merci à toi, bye bye. Sous-titrage ST' 501.